tel. +507 310-0956

En la era de la transformación digital, la eficiencia operativa es una necesidad. Para las instituciones financieras, donde la información fluye en grandes volúmenes y bajo estrictos marcos regulatorios, contar con herramientas que faciliten el acceso y la gestión del conocimiento interno se ha vuelto fundamental.

Ese fue precisamente el desafío que enfrentó un banco panameño de capital privado, que buscaba simplificar la forma en que sus colaboradores accedían a documentos clave para la operación diaria. Con una gran cantidad de información distribuida entre distintos departamentos y formatos, las consultas frecuentes se convertían en procesos poco eficientes.

Organizar el conocimiento

Tradicionalmente, el acceso a estos documentos dependía de la búsqueda de manuales en múltiples repositorios. En un entorno donde el tiempo es crítico y la precisión es obligatoria, esta dinámica generaba desafíos operativos y aumentaba el riesgo en la ejecución. A esto se sumaba otro factor: el contenido no era estático. Muchos de los documentos suelen tener actualizaciones, por lo que asegura que los equipos trabajaran siempre con la versión correcta era otro gran reto.

Una solución conversacional para acceder al conocimiento

La respuesta llegó con la implementación de Amazon Q Business, es el asistente impulsado por IA generativa de Amazon Web Services (AWS), capaz de buscar y obtener información y tomar medidas en el trabajo.

Con el acompañamiento de IVCISA, partner Advanced de AWS, el banco desarrolló DocuAssist, una aplicación interna basada en Amazon Q Apps, una funcionalidad ligera de Amazon Q Business para la creación de aplicaciones con el fin de tener un chatbot personalizable a las necesidades del cliente. La aplicación se realizó con un motor de tipo Native Retriever y su indexación es de tipo Starter. Los miembros del equipo tienen licenciamiento tipo Pro para poder beneficiarse de la característica de Amazon Q Business Apps y optimizar tareas como la creación de correos oresumir notas dentro de una reunión. DocuAssist es una solución conversacional que permite a los colaboradores interactuar con la documentación mediante un chat inteligente, agilizando la búsqueda de información y reduciendo el tiempo que normalmente se invierte al explorar documentos de forma tradicional. Además, ofrece una experiencia intuitiva y fácil de usar, actuando como un asistente eficiente en el día a día.

Uno de los elementos más valorados fue la posibilidad de integrar la aplicación con Microsoft Teams, permitiendo que los colaboradores realicen consultas sin necesidad de abandonar su entorno de trabajo habitual. Además, se habilitó una conexión con SharePoint, garantizando que la información cargada estuviera siempre sincronizada y actualizada desde su fuente original.

Con Amazon Q Business se puede evidenciar beneficios concretos al tener menos dependencia entre departamentos para obtener información, reducir el tiempo de respuesta ante consultas internas y lograr mayor confianza en el uso de documentación actualizada. Además, incorpora sólidas medidas de seguridad como controles de acceso, cifrado de datos y cumplimiento de normativas internacionales, garantizando así la protección de la información. Todo esto se complementa con la posibilidad de personalizar la herramienta según las políticas de seguridad de cada organización.

Este caso demuestra cómo la inteligencia artificial generativa puede tener un impacto transformador incluso en procesos cotidianos, como la búsqueda de documentos internos, al hacerlos accesibles de forma segura para todos los miembros de la organización y contribuir así a la agilización del trabajo.